Muchas ópticas parten con un cuaderno y una planilla. Funciona, hasta que no funciona: la planilla crece, nadie encuentra la receta de hace dos años y el stock nunca coincide. Cambiar de sistema asusta por miedo a perder el historial, pero se puede hacer ordenadamente.
Paso 1: ordena lo que tienes
Antes de migrar, limpia la base de clientes: elimina duplicados, corrige RUT o documentos mal escritos y revisa los correos y teléfonos. Una base ordenada se importa mejor y te sirve para los recordatorios.
Paso 2: define qué vas a traer
No todo necesita pasar al sistema nuevo. Prioriza clientes y, para el historial, decide si basta con consultarlo. En Opticlic, las recetas y compras anteriores se consultan en el módulo «Versión anterior», sin cargarlas una por una.
Paso 3: carga tus productos y proveedores
Crea el catálogo con sus códigos, precios y stock inicial por local. Es el mejor momento para hacer un conteo real. Más ideas en control de inventario en una óptica.
Paso 4: configura usuarios y permisos
Define quién es administrador, quién vende y quién atiende. Cada persona debería ver solo lo que necesita.
Paso 5: prueba antes de soltar el papel
Usa la demo para que tu equipo recorra un caso completo: agendar, cotizar, ingresar un sobre, cobrar y entregar. Después de eso, el cambio es más natural.
Paso 6: parte con un día de corte
Elige una fecha: desde ese día todo se registra en el sistema nuevo. Mantén la planilla anterior como consulta por unas semanas y luego archívala.